Niveles de madurez en la Dirección de Proyectos

La gestión de los proyectos es uno de los aspectos más relevantes en la productividad de una empresa. Muchas son las compañías que se preocupan por encontrar una herramienta software que les facilite esta tarea, pero antes de introducirse en este paso es necesario definir e institucionalizar el proceso de trabajo para poder optimizar el desarrollo de los proyectos.

Se puede disponer de la mejor aplicación software, pero ésta no será de utilidad si se carece de una buena metodología y un trabajo bien definido, tarea clave por la que tiene que velar el Director de Proyectos.
A pesar de que los proyectos pueden ser de sectores muy diferentes, el top de la organización tiene que asegurar que se cumplen 5 fases esenciales:

1.  Análisis de viabilidad del proyecto. Se trata de la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto. Durante esta fase se debe analizar la viabilidad frente a todos los escenarios de riesgo posibles, y si es positivo, se puede pasar a la segunda fase del proceso.
2.  Planificación detallada del trabajo a realizar. El objetivo de esta fase es definir al milímetro las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto, y si es positivo, se puede pasar a la segunda fase del proyecto.
   ¡Atención!, un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para el futuro de la empresa.
3. Ejecución del proyecto. La tercera fase consiste en el establecimiento del entorno de trabajo, la asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles, ejecución de las tareas planificadas y gestión de las peticiones de cambio. De forma paralela es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. Esto permitirá que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto.
4. Seguimiento y control del trabajo. La cuarta etapa en la gestión del proyecto es una de las más importantes para su éxito. En ella se hace el seguimiento de tareas e hitos planificados, la gestión de entregables, gestión de incidencias y se generan informes de seguimiento.
5. Cierre del proyecto. Consiste en la última fase, donde se verifica que no queda nada pendiente antes de cerrarse el proyecto.

Del mismo modo que la Dirección debe velar por el cumplimiento de las fases nombradas anteriormente, si busca el éxito de su proyecto, también tiene que garantizar 5 niveles de madurez:

• Utilización de un lenguaje común a todos los agentes.
• Procesos comunes.
• Una metodología propia.
• Benchmarking, es decir, el proceso mediante el cual se recopila información y se obtienen ideas a través de la comparación de aspectos de tu organización con los líderes o competidores más fuertes del mercado.
• Asegurar una mejora continua.

Cerciorándose de todo lo anterior y con el apoyo una herramienta eficaz los proyectos podrán llegar a cumplir con exactitud todos los objetivos de negocio planteados, traduciéndose en beneficios para la compañía.