En todo proyecto, siempre hay alguien que se sitúa en el top de la organización para mantener el orden y velar para que el proyecto se ejecute de forma eficiente y efectiva: hablamos de la dirección de proyectos o del gestor del portfolio.
Su función es capitanear a todos los actores que componen el portfolio. Desde que surge la idea hasta su fase de explotación, el gestor del portfolio se enfrenta a una infinidad de situaciones donde la toma de decisiones no puede estar supeditada a su experiencia o intuición, tiene que ir un paso más allá y basarse en la información, además de disponer de herramientas que le permitan conocer la situación en tiempo real, para poder maximizar los beneficios de negocio.
¿Te encuentras ahora mismo en la dirección de proyectos y te gustaría saber como organizar tu portfolio para que sea más eficiente? ¡Continúa leyendo!
Cómo organizar un portfolio o una cartera de clientes de manera eficiente
El trabajo de gestión del portfolio o de la cartera de clientes debe entenderse como un sistema donde la mayor preocupación reside en el control de los cambios y cómo estos afectan a la totalidad del proyecto. Del mismo modo, el director de un proyecto debe cumplir las siguientes funciones para conseguir la efectividad planteada inicialmente:
- Adaptación: tiene que ser capaz de adaptarse a los cambios digitales para ajustar los objetivos de los proyectos con la estrategia del negocio.
- Innovación: debe fortalecer las ideas innovadoras y aumentar la tolerancia al fracaso, viéndole el lado positivo y siempre aprendiendo de lo sucedido.
- Dinamismo: tiene que establecer estructuras más flexibles y aumentar la colaboración entre el equipo, la unión siempre lo hace invencible.
- Mejorar la agilidad de ejecución: del mismo modo, debe establecer objetivos alcanzables en un menor tiempo, ofreciendo resultados con mayor antelación.
- Desarrollo de una huella digital: la eficiencia dentro de un proyecto no sólo depende del resultado, sino de poder reaccionar con rapidez ante los problemas. Por ello, disponer de una huella digital permite visualizar un posible error y explorar las acciones más oportunas para poder erradicarlo.
- Información en tiempo real: utilizar herramientas que permitan estar conectados a los indicadores principales desde cualquier lugar. Además elaborar informes ejecutivos en tiempo real para que todas las áreas tengan conocimiento de la situación del proyecto y de los posibles inconvenientes.
- Resultados y análisis de los controladores clave de rendimiento: periódicamente tiene que hacer una medición de los parámetros clave, KPI’s, de esta forma el proyecto adquirirá una mayor transparencia.
El fundamento de una buena dirección de proyectos reside en conseguir una metodología común que te permita gestionar simultáneamente un elevado número de proyectos, además de poder cumplir con los plazos establecidos, uno de los principales dolores de cabeza cuando diriges un proyecto.
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En este ámbito SofiaRTD te ayuda a alcanzar los objetivos de tu negocio, te permite disponer en tiempo real de un cuadro de mando integral del proyecto, una profunda huella digital y todo un conjunto de información fácilmente accesible a todos los participantes. De esta manera, podrás gestionar toda la información, hacer estudios de rentabilidad y ahorrar en recursos técnicos con transparencia y confianza.
